大学城校区会议中心场地申请指引
大学城校区会议中心是学校面积最大，容纳观众最多的多功能会议厅，位于图书馆一楼东侧。会议中心内设有座位560个，可为主办方提供音视频、灯光等技术支持，可在内举办各类讲座、大型会议、晚会等活动。另外会议中心内还有圆形会议室和接待室可供各活动主办方租借。
为了更好地服务广大组织在会议中心开展活动，特派出此申请指引，请详细阅读，根据指引进行场地申请。
一、 举办活动类型
1. 会议中心原则上用于全校性重大会议、活动；
2. 圆形会议室和接待室原则上作为学校领导班子、中层领导干部有关会议及接待上级领导、贵宾的使用场所；
3. 校内各二级单位自主举办或外校单位合办的各类会议、活动使用会议中心实行有偿服务；
4. 校外单位借（租）用会议中心举办各类会议、活动实行有偿服务。
二、 申请流程
1. 申请表的下载
2. 申请流程
三、 其他注意事项
1. 《申请表》（见附件2）及活动策划书需在活动举办前两周递交，短于两周申请一律不予批准。申请表可在学校办公室网站上直接下载，或者向会务管理中心秘书部索要电子版。
2. 请在策划书的宣传部分中增加会务管理中心协办的相关内容，例如在活动宣传海报、传单、节目表中加入“会务管理中心协办”等字样。
3. 申请表内容需要填写详细，领导签名处应以活动主办方单位的领导签字和盖章为准，如二级学院需要院长的签名及加盖二级学院公章。
4. 若符合有偿收费的活动申请方请根据《广东药学院大学城校区会议中心有偿收费标准》（见附件1）到学校财务处进行相关缴费
5. 使用会议中心时，请遵守《会议中心使用章程》（见附件3），如有违规使用，按照章程相关规定处理。
6. 若申请时间与学校办公室的活动安排有冲突，以校办安排为准。
会务管理中心简介：会务管理中心是学校办公室领导下的学生组织，同时作为图书馆学生协管会的附属机构。主要负责会议中心场地的日常管理维护，和场内音频、视频、灯光等的技术支持，并作为校办学生助理协助办公室进行日常工作。
附件：
1、会议中心有偿使用收费标准
2、会议中心使用申请表（学校办公室网页可下载）
3、会议中心使用章程
会务管理中心
2012.10
会务管理中心秘书部联系方式：
李同学15989103465（62） 梁同学18825146472（63）
附件1：
广东药学院大学城校区会议中心有偿收费标准
会议中心（560人）
| 费用
类别
| 收费项目
| 不使用空调收费标准
（元/半天）
| 使用空调
收费标准
（元/半天）*
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管理费
（元/半天）
| 空调费
（元/小时）
| 水电费
（元/小时）
|
校内
| －
| －
| 120
| 50
| 200
| 680
|
校外
| 会议
| 2600
| 180
| 50
| 2800
| 3520
|
演出
| 3600
| 180
| 50
| 3800
| 4520
|
圆形会议室（50人）
| 校内
| －
| －
| 120
| 50
| 200
| 680
|
校外
| －
| 800
| 180
| 50
| 1000
| 1720
|
接待室
（12人）
| 校内
| －
| 100
| －
| －
| 100
| 100
|
校外
| －
| 400
| －
| －
| 400
| 400
|
备注：1.半天按4小时计算;
2.接待室不单独租借；
3.凡工余时间使用场地需另收取工作人员加班费(100元/人次),按实际工作人员人数收取，最高不超过200元；
4.如在会场里使用其他大功率的自带设备，水电费按实际使用收取。
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附件2：
广东药学院大学城校区会议中心使用申请表
会议名称
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| 参加人数
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| 来宾人数
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主办单位
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| 协办单位
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主办单位负责人
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| 协办单位负责人
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会议时间
| 年 月 日 时 分－ 年 月 日 时 分
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布场时间
| 年 月 日 时 分－ 年 月 日 时 分
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经办人
|
| 联系电话
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使用场馆
| □会议中心、□圆形会议室、□接待室
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会议期间需
使用的设备
| □场馆音响、□场馆灯光、□投影仪、□会议麦克风 个、□无线麦克风 个、□追光灯、□空调、□其他自带设备
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使用单位
意见
| 领导签字（盖章）： 年 月 日
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学校办公室
意见
| 领导签字： 年 月 日
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校领导审批
意见
| 领导签字： 年 月 日
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使用情况
| 完好 ； 损坏 。
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备注
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附件3：
会议中心使用章程
1申请通过后，请尽快与会务管理中心的负责人联系，交涉活动进行的内容，同时要提前将详细流程表给会务管理中心，以便于确定使用的设备和工作的安排，并提出一些使用的建议。
2准备：1）电工胶（必备）用于固定音视频线，若无，将不提供音视频的支持。2)若要使用无线麦，请准备至少4节五号电池，和一个排插。3）若要自行控制视频的进行，请准备至少两台系统为XP或WIN7的笔记本电脑（一部为备用）和排插。4）若要挂横幅，横幅规格为16m*0.55m，若要挂喷画，舞台背景规格为16m*3.2m。
3会议中心内外任何地方都不能使用双面胶、透明胶等会留痕迹的粘贴物，如发现使用，立即撕去，并要把留下的痕迹清除干净，只能使用电工胶。
4会议中心内部除舞台外，其他墙面均不可粘贴、悬挂任何东西；舞台上的幕布不可粘贴和装订装饰品，只能用绳子悬挂。请注意保护好会议中心内的物品，后台的物资若要使用，请与会务管理中心工作人员联系并登记，使用完后，请放回原处，确保后台的整洁。
5活动时的大量垃圾，请集中倒在卫生间门口的大垃圾桶里并在活动结束后带出会议中心，不要塞到垃圾箱里。若发现，请立即清扫。请记得自行带大型垃圾袋。
6活动开始前，请提前与会务管理中心工作人员交涉活动时所需。活动进行时，请派一人（且只需要一人）负责与控制室联系，避免活动进行时混乱。否则我们将会自行酌量控制活动的进行。
7活动结束后，请在30min尽快清完场，并要确保后台的整洁，并且把观众席的垃圾清理干净。
8签订使用承诺书，并押负责人学生证和一卡通，若违规使用会议中心，将暂且扣押，直至赔偿结束，损坏仪器按原价赔偿。详细赔偿内容见（附件）。
会务管理中心
广东药学院办公室
附件
现场活动扣费标准：
1. 贴双面胶，透明胶。----罚10元（如清理干净罚5元）
2. 会议厅内有垃圾没清干净--罚10元
3. 垃圾没倒或没有带出会议中心--罚20元
4. 在舞台幕布上粘、钉任何东西---罚10元
5. 在会议中心范围内粘贴的物品没有清理干净（如海报）--罚20元
6. 借用电工胶，一个3元
7. 借用干电池，一节3元
8. 在使用器材上涂写--罚10元（按涂写程度罚金上升）
9. 损坏器材按原价赔偿。
【全】会议中心场地申请指引.doc
